Legalización de documentos y sistema de la apostilla

Con el término “legalización” se denomina el proceso por el cual un instrumento o documento, normalmente público u oficial, otorgado en un país, puede ser reconocido y tener la misma fuerza probatoria en otro. Nuestro Código Civil para dar efectos a instrumentos públicos otorgados en el extranjero distinguió entre forma y autenticidad. La forma, esto es, las solemnidades externas, se rige por la ley del país en que fueron otorgados. La autenticidad, es decir, el hecho de haber sido realmente otorgados y autorizados por las personas y de la manera que en los tales instrumentos se expresa, se prueba conforme a lo que establezca el Código de Procedimiento Civil (art. 17 del Código Civil). El Código de Procedimiento Civil, en su art. 345, acogió el sistema usual de “cadena de firmas”, que es el trámite que hoy en día se utiliza para la legalización de los documentos.

Así, si se otorga un mandato notarial en Perú, deberá autentificarse la firma del notario ante el Colegio de Notarios al que pertenece, la de éste ante al Ministerio de Relaciones Exteriores peruano, la de éste ante un Cónsul chileno en ese país, y finalmente la de este funcionario diplomático ante el Ministerio de Relaciones Exteriores chileno.

A la inversa, si un chileno desea hacer valer en España el grado de licenciado otorgado por una Universidad chilena, deberá pedir un certificado del grado firmado por el ministro de fe de la institución (normalmente su Secretario General), esa firma debe ser autenticada por el Ministerio de Educación; la firma del funcionario del Ministerio de Educación debe ser refrendada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, y la de éste por un Cónsul de España en Chile; la firma del Cónsul finalmente tendrá que ser validada por el Ministerio de Relaciones Exteriores español.

El sistema de la legalización por cadena de firmas, aparte de engorroso y burocrático, es oneroso tanto en dinero como en tiempo y no se ajusta a las necesidades de las actuales formas de relaciones entre ciudadanos de diversos países. Por eso ya en 1961 se aprobó en La Haya la “Convención que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros”, llamada en forma abreviada “Convención de la Apostilla”, porque sustituye el sistema de cadena de firmas por una sola nota de certificación añadida al documento que se denomina en francés “apostille, expresión que traducida al español ha quedado como “apostilla (Texto de la Convención).

La idea es que todos los países que ratifican o se adhieren a esta Convención se comprometen a reconocer y a entregar esa única certificación para documentos públicos, con un contenido prestablecido de pocos pero esenciales datos, y que es emitida por las autoridades que cada Estado define y comunica al Ministerio de Relaciones Exteriores de Países Bajos (Holanda).

Sólo en agosto de 2012 el Congreso chileno, a propuesta del Poder Ejecutivo, aprobó la Convención. Estando todavía pendiente de ratificación, con fecha 2 de enero de 2014, se publicó en el Diario Oficial la Ley Nº 20.711 por la cual se establecen las normas necesarias para aplicar la Convención en el sistema normativo interno (Ver texto de la Ley en bcn.cl).

La ley no suprime el sistema de la legalización, ya que éste seguirá ocupándose si el país extranjero no forma parte de la Convención o cuando se trate de documentos que ésta no cubre. El sistema de la apostilla se agrega como alternativa y por eso se añade un art. 345 bis al Código de Procedimiento Civil.

La nueva norma dispone, en primer lugar, que los instrumentos públicos otorgados en un Estado Parte de la Convención no deberán ser sometidos al procedimiento de legalización, si respecto de éstos se ha otorgado apostillas por la autoridad designada por el Estado de que dimana dicho instrumento (art. 345 bis inc. 1º CPC). A su vez, una modificación al Código Orgánico de Tribunales aclara que los instrumentos apostillados no necesitan ser protocolizados para adquirir el valor de instrumentos públicos (art. 420 Nº 5 COT).

Si se trata de documentos privados que han sido objeto de certificaciones oficiales, se establece que éstas podrán ser legalizadas por el sistema tradicional o por medio de apostilla. Pero en tales casos la legalización o apostilla sólo acreditará la autenticidad de la certificación, pero no concederá al instrumento el carácter de público (art. 345 bis inc. 2º CPC).

Finalmente, se reitera lo dispuesto en la Convención (art. 1) de que no podrá otorgarse apostillas respecto de documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares o documentos administrativos que se refieren directamente a una operación mercantil o aduanera (art. 345 bis inc. 3º CPC).

La apostilla da fe de sí misma, ya que no requiere certificación de ninguna especie para ser considerada auténtica (art. 420 Nº 5 COT). Entendemos que ello no empece a que pueda restarse validez o eficacia a una apostilla que no haya sido otorgada por la autoridad competente del país de que se trata o que haya sido consignada sin cumplir con los requisitos formales exigidos por la Convención. Igualmente, debe señalarse que la apostilla se limita dar fe de “la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido”(art. 3 de la Convención).

El resto de las disposiciones de la Ley Nº 20.711 se dedica a modificar distintos cuerpos legales para indicar qué autoridades estarán en Chile facultadas para colocar apostillas a instrumentos públicos o privados chilenos que puedan requerirse para hacerlos valer en el extranjero. Se encarga a un Reglamento el funcionamiento de un registro de apostillas y también la posibilidad de que dicha certificación se provea de manera electrónica o digital (e-app).

Sin duda se trata de una modernización bienvenida, que pone a nuestro país a tono con lo que ya es usual en otras naciones que desde hace tiempo han comprobado las bondades del modelo de autentificación de la apostilla: España, Argentina, Perú, República Dominicana, Colombia y Costa Rica, han acogido el sistema, incluso en su versión electrónica.

Con todo, debe advertirse que la vigencia de la ley ha quedado en suspenso hasta que entre a regir en el país la Convención (artículo primero transitorio ley Nº 20.711).

Para efectos internacionales, es necesario que Chile deposite el instrumento de adhesión a la Convención en el Ministerio de Asuntos Exteriores de Holanda y que transcurra un plazo de 6 meses, dentro del cual los Estados miembros podrían formular objeciones. Pasados 60 días desde el vencimiento de ese plazo, la Convención rige con los Estados partes que no hayan formulado objeciones (art. 12 de la Convención).

Pero para que entre en vigor en Chile se necesitará, además, que el tratado sea promulgado por decreto supremo y publicado en el Diario Oficial. Desde la fecha de la publicación del decreto promulgatorio, comenzará a tener vigencia la Convención y la ley Nº 20.711, que se ha dictado para implementarla.

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